Salesmachine-Handbuch

HubSpot sagt, wer ein Unternehmen ist und wo ein Deal steht. Es sagt nicht, ob wir bei diesem Kunden gerade gewinnen, wer den Zugang hat, was zuletzt besprochen wurde und was als Nächstes passieren muss. Genau das steht hier.

HubSpot bleibt das führende System. Wer lieber dort arbeitet, arbeitet weiter dort — Unternehmen, Kontakte, Deals, Stufe, Volumen und Owner werden in beide Richtungen abgeglichen. Diese Anwendung schneidet HubSpot nicht ab, sie legt eine Arbeitsschicht darüber.

Oben links stehen die Sichten, rechts daneben die Suche und die Filter. Sie wirken auf alles, was darunter steht — Brett und Liste zeigen dieselbe Auswahl.

Suche

Findet Firma, Ort, Person, Adresse und Telefonnummer — auch Ansprechpersonen, nicht nur Firmennamen.

Tag

Eines der vergebenen Schlagworte, etwa IHK.

Ampel

Bearbeitungsstand: nicht bearbeitet, bewertet, jemand zuständig.

nur meine

Der Schalter zeigt, wofür du zuständig bist. Er merkt sich seinen Stand: wer ihn anschaltet, findet ihn morgen wieder an.

Pipeline

Das Brett. Eine Spalte je Stufe, eine Kachel je Vorhaben. Ganz links der Leadparkplatz mit allem, was noch nicht qualifiziert ist — zugeklappt, weil es die meisten sind.

Vorhaben

Dieselben Daten als Tabelle, sortierbar. Hier lassen sich mehrere ankreuzen und zu einer Arbeitsliste machen: jemand mit zwei Stunden Zeit bekommt Firmen samt Ansprechpersonen und muss nichts mehr suchen.

Multiplikatoren

Unser Netzwerk — wer uns wo hineinbringt. An einem Vorhaben taucht er als Türöffner wieder auf.

Alle Unternehmen

Alles, was HubSpot kennt, auch ohne Vorhaben. Der Weg, aus einer Firma ein Vorhaben zu machen.

Team

Wer woran sitzt — und „Was liegt“: die Zusagen, aus denen nichts geworden ist. Die Sicht fürs Dienstagsmeeting.

Meine Liste

Zuerst deine Vorhaben — die, für die du zuständig bist. Darunter die eigenen nächsten Schritte, getrennt nach überfällig, heute und später, und die Arbeitslisten.

Auswertung

Kennzahlen, Trichter, Pipeline nach Zeit, neue Kunden je Jahr.

Verwaltung

Nur für Admins: Schlüssel, Regeln, Mannschaft, Tags, Papierkorb, Rückmeldungen.

Oben rechts steht dein Stand. Grau, solange nichts fällig ist; laut erst, wenn ein Termin verstrichen ist. Ein Klick öffnet deine Liste.

Die wichtigste Konvention der Oberfläche, und sie kostet einen Blick: jeder Block trägt oben rechts ein Fähnchen mit seiner Herkunft.

Dieselbe Trennung erklärt, warum manches doppelt aussieht: das Volumen aus dem HubSpot-Deal ist eine Tatsache über den Deal, unser geschätztes Volumen aus der ABC-Klasse ist eine Erwartung über den Kunden. Zwei Zahlen, zwei Bedeutungen.

Zwei Owner, und sie meinen Verschiedenes

Dieselbe Trennung, an der Stelle, an der sie am meisten kostet:

Owner in HubSpot

Wem die Firma dort zugeordnet ist. Kommt von drüben und ändert sich nur dort.

Zuständig bei uns

Wer dieses Geschäft betreibt. Wird in der Karteikarte unter Menschen als Owner eingetragen — und nur das startet die Frist, färbt die Ampel grün und schickt automatische Aufgaben an jemanden.

Auf Kachel und in der Liste steht der Zuständige bei uns. Ist keiner eingetragen, steht dort der HubSpot-Owner — in Orange und gestrichelt umrandet, damit erkennbar bleibt, dass es eine Zuordnung in einem anderen System ist und keine Übernahme von Verantwortung hier.

Die Ampel an der Kachel

Ein schmaler Streifen zeigt, wie weit ein Vorhaben überhaupt in Arbeit ist — unabhängig davon, wie gut es ist:

• rot — nicht bearbeitet: keine Bewertung, keine zuständige Person.
• gelb — bewertet, aber niemand zuständig.
• grün — jemand ist zuständig. Ab hier läuft die Uhr.

Oben im Filter lässt sich nach genau diesen drei Zuständen filtern.

Hier trägt die Reihenfolge wirklich Information — jeder Schritt setzt den vorherigen voraus.

1. Aus einer Firma wird ein Vorhaben. In Alle Unternehmen suchen und „+ Vorhaben“ drücken. Gibt es die Firma noch gar nicht, lässt sie sich anlegen — die Anwendung prüft dabei Domain und Name gegen den Bestand, damit keine zweite Zeile für dieselbe Firma entsteht.
2. Bewerten. Neun Fragen, drei Dimensionen, daraus A, B oder C. Siehe Abschnitt 7. Ohne Bewertung bleibt die Kachel rot.
3. Zuständigkeit setzen. Unter Menschen jemanden als Owner eintragen. Erst damit wird die Ampel grün und die Frist beginnt zu laufen — vorher darf ein Lead liegen, ohne dass jemand gemahnt wird.
4. Ansprechen. Die erste Ansprache festhalten, das Vorhaben nach First Touch ziehen. Von hier an führt HubSpot die Stufe.
5. Qualifizieren. Discovery, dann Qualified Fit. Ab Qualified Fit erscheint die Scorecard.
6. Anbieten und verhandeln. Proposal, Negotiation.
7. Abschließen. Closed Won oder Closed Lost. Bei einem Gewinn bitte die Deal-Art setzen — Neukunde, Upselling oder Bestandskunde. Ohne sie kann niemand sagen, wie viele neue Kunden ein Jahr gebracht hat.

Wie lange eine Stufe dauern darf

Jede Stufe hat eine Frist. Sie ist keine Drohung, sondern eine Verabredung: an der Kachel läuft ein schmaler Balken mit, und wer darüber ist, taucht in „Was liegt“ auf.

Die Fristen stehen in der Verwaltung und lassen sich ändern, wenn sich zeigt, dass sie nicht stimmen.

Übergänge: die Anwendung warnt, sie sperrt nicht

Zieht man ein Vorhaben auf eine neue Stufe, wird geprüft, was für diese Stufe üblicherweise dastehen sollte — eine Ansprechperson, ein Erstgespräch, ein Deal. Fehlt etwas, kommt eine Nachfrage mit der Begründung. Weitermachen geht immer. Wer im Gespräch steht, weiß mehr als eine Regel.

Ein Klick auf eine Kachel oder Zeile öffnet die Karteikarte — alles zu diesem einen Vorhaben auf einer Seite.

Die große Überschrift ist der Name des Vorhabens, die Zeile darunter die Firma dahinter. Meistens heißt beides gleich; verschieden wird es, sobald an einer Firma zwei Geschäfte laufen — „Juwi Solar Engineering“ bei der „juwi AG“. Die Überschrift lässt sich ändern: hineinklicken, tippen, Enter.

Wie stehen wir?

Zwei bis vier Sätze auf Knopfdruck: gewinnen wir hier gerade? Gelesen wird alles, was hier steht — Bewertung, Scorecard, Ansprachen, offene Schritte, Zeit in der Stufe und die Gesprächsnotizen im Wortlaut. Kein Marktwissen: eine Zusammenfassung, kein Orakel. Sie darf auch „schlecht“ sagen, und sie tut es.

Bewertung

Das ABC-Raster mit den neun Kriterien. Oben die Klasse, darunter, was daraus folgt.

Stammdaten

Branche, Ort, Größe, Telefon, Owner — aus HubSpot.

Menschen

Ansprechpersonen und Buying Center in einer Liste, sortiert nach Entscheidungsgewicht. Rolle, Einfluss und Haltung stehen neben dem Namen, E-Mail und Telefon eine Zeile tiefer, wenn man die Person aufklappt. Hier wird auch der Owner eingetragen. Wer nur bei uns steht — Beiräte, alte Weggefährten — ist als solcher markiert.

Herausforderungen

Vermutete Probleme des Unternehmens, auf Knopfdruck erzeugt, jedes mit einer Sicherheitsangabe. Vermutung mit Datum, kein Fakt.

Deals

Was in HubSpot an diesem Unternehmen hängt. Änderungen von hier aus gehen ausdrücklich nach HubSpot.

Türöffner

Wer uns hier hineinbringt, mit Notiz.

Scorecard

Die 15 Kriterien der Vertriebsstrategie, ab Qualified Fit.

Tags

Freie Schlagworte wie IHK. Oben lässt sich danach filtern. Die Liste wird gepflegt, damit nicht „IHK“ und „I.H.K.“ nebeneinander entstehen.

Gesprächsnotizen

Was besprochen wurde, in eigenen Worten. Mit Datum des Gesprächs — nicht des Tippens: Notizen entstehen abends über Gespräche von morgens. Stehen Person und Kanal dabei, wird die Ansprache gleich mit festgehalten. Sie sind zugleich das Wichtigste, was „Wie stehen wir?“ liest.

Historie

Alles, was passiert ist, in einer Spur: Ansprachen, geänderte Felder, ausgefüllte Scorecards, zugeordnete Türöffner. Ab einer gewissen Länge scrollt sie in sich.

Einsprechen statt tippen

Neben „+ Notiz“ steht ein Mikrofon — aber nur, wenn Diktat für dich freigeschaltet ist. Wer es nicht sieht, ist es nicht; es schaltet ein Admin je Person oder für alle frei.

Der Ton geht an unseren eigenen Transkriptionsdienst auf demselben Server, nicht an einen Anbieter im Netz. Während des Sprechens läuft eine Vorschau mit — grau, kursiv und ausdrücklich als unverbindlich gekennzeichnet. Sie entsteht aus Schnitten an Sprechpausen und zerlegt gelegentlich Zahlen; verbindlich ist allein, was nach „Fertig“ aus der vollständigen Aufnahme zurückkommt.

Danach markiert ein Modell Namen und Zahlen fett — die beiden Stellen, an denen eine Spracherkennung danebenliegt. Wo es die richtige Schreibweise aus HubSpot kennt, steht ein Vorschlag als Knopf darunter. Der Text lässt sich vorher ändern wie in einem Textfeld; abgelegt wird, was am Ende dasteht.

Wenn die Firma nur bei uns steht

Ein Lead, den wir selbst angelegt haben, hat noch kein Gegenstück in HubSpot — an der Kachel steht dann nur bei uns. Solange das so ist, lässt sich keine Ansprechperson eintragen: Kontakte hängen in HubSpot an einer Firma. Im Formular steht das und daneben ein Knopf, der die Firma dorthin schreibt. Beim nächsten Abgleich ist sie da — verknüpft mit einer vorhandenen, falls es sie schon gibt —, und Ansprechpersonen gehen wieder.

Trägt eine Firma mehrere Vorhaben — Boehringer Pharma und Vetmedica sind zwei Geschäfte —, steht das an der Kachel und im Block Weitere Vorhaben. Das ist erlaubt und oft richtig; sichtbar muss es trotzdem sein, sonst bewertet jemand dieselbe Firma zweimal.

Das Herzstück der täglichen Arbeit — und der Teil, der am ehesten wehtut.

• Kein Schritt ohne Termin. Eine Handlung ohne Datum ist ein Vorsatz. Das Feld lässt sich deshalb nicht leer lassen.
• Verschieben wird gezählt. Alt und neu stehen in der Historie. Wer sieht, dass ein Schritt dreimal geschoben wurde, weiß mehr als wer sieht, dass er offen ist — beim dritten Mal ist nicht der Termin das Problem, sondern die Zusage dahinter.
• Wegdrücken ist nicht Erledigen. Mit Begründung, und im Rückblick unterscheidbar: der Schritt war nicht sinnvoll, nicht getan.

In Meine Liste stehen die eigenen Schritte, getrennt nach überfällig, heute und später. Im Team unter Was liegt stehen dieselben Schritte für alle — dort in der Reihenfolge, in der sie unangenehm sind.

Neun Fragen, jede mit 1, 2 oder 3 beantwortet. Sie fallen in drei Dimensionen mit unterschiedlichem Gewicht — Erreichbarkeit zählt am meisten, weil ein perfekt passender Kunde ohne Zugang kein Geschäft ist.

Solange nicht in allen drei Dimensionen etwas beantwortet ist, gibt es keine Klasse. Eine halbe Bewertung darf auf der Kachel nicht aussehen wie eine ganze.

Volumen und Gewinnchance werden aus der Klasse abgeleitet und wandern in die Pipeline. Beide lassen sich von Hand überschreiben — dann bleiben sie stehen, auch wenn sich die Klasse ändert. Wer die Klasse selbst überschreibt, muss einen Grund angeben; er steht danach in der Historie.

Der Knopf „schätzen“

Beim Kriterium R&D-Spend zum Branchenbenchmark gibt es eine KI-Schätzung: sie bestimmt den branchenüblichen Forschungsanteil, schätzt Umsatz und Budget des Unternehmens und begründet das in zwei Sätzen. Der Wert bleibt als geschätzt gekennzeichnet, auch nachdem jemand ihn gesehen hat — in einer 40/30/30-Rechnung darf eine geratene Zahl nicht aussehen wie eine gewusste. Ein Klick auf 1, 2 oder 3 ersetzt sie und löscht das Kennzeichen.

Die 15 Kriterien der Vertriebsstrategie, ausgefüllt im Gespräch. Aus den Punkten wird über die Schwellentabelle der Strategie eine Prozentzahl und eine Empfehlung — von „nicht qualifiziert“ bis „Abschluss steht“.

Sie erscheint erst ab Qualified Fit. Vorher misst sie im Wesentlichen, wie wenig man weiß: bei einem frischen Lead kommt ein tief negativer Punktestand heraus, ohne dass daran etwas falsch wäre.

Eine ausgefüllte Karte wird nicht überschrieben — eine neue tritt daneben, und der Verlauf bleibt lesbar. So sieht man, ob sich die Einschätzung bewegt hat.

Was liegt

Drei Gruppen, und ihre Reihenfolge ist der Punkt:

1. Mehrfach verschoben. Zuerst, nicht zuletzt. Ein Datum zu ändern ist die häufigste Art, ein Problem unsichtbar zu machen.
2. Überfällig. Termin verstrichen, nichts passiert.
3. Ohne nächsten Schritt. Der häufigste und am leichtesten übersehene Fall — hier ist nichts überfällig, weil nichts verabredet wurde.

Auswertung

Kennzahlen und Trichter, wer wie viel trägt, die Verteilung nach ABC, Deals nach Summe, Quartal und Jahr, und neue Kunden je Jahr. Was ohne Angabe ist, wird nicht dazugerechnet, sondern danebengestellt. Eine Auswertung, die Unbekanntes als Neukunden zählt, ist zu gut, um wahr zu sein.

Abgleich

Alle 15 Minuten mit HubSpot, in beide Richtungen. Wer dort etwas ändert, sieht es hier kurz darauf — und umgekehrt.

Regeln

Sieben Regeln können Aufgaben von selbst anlegen: Scorecard fehlt oder ist veraltet, Wiedervorlage erreicht, angebotsreif ohne Angebot, kein nächster Schritt, kein Owner, Stufe überfällig. Sie werden einzeln zugeschaltet, damit niemand an einem Morgen von hundert Aufgaben überrascht wird — welche gerade läuft, steht in der Verwaltung.

Türöffner-Vorschläge

Wer jemanden bei einer Firma kennt, taucht am passenden Vorhaben auf.

Oben rechts steht Rückmeldung. Ein Klick öffnet ein Feld mit drei Fragen: Was stimmt hier nicht? Was hattest du erwartet? Was wünschst du dir?

• Ein Bild hilft. Screenshot machen und ins Feld einfügen — Strg + V genügt.
• Die letzte Fehlermeldung geht automatisch mit, wörtlich. Niemand muss sie aus dem Gedächtnis beschreiben.
• Es gibt eine Antwort. Jede Rückmeldung hat einen Stand — offen, in Arbeit, erledigt, abgelehnt — und einen Faden. Wo du eine Antwort bekommen hast, steht es am Knopf.
• Eigene Rückmeldungen lassen sich zurückziehen. Dringlichkeit von dringend bis Idee steht dabei.

Die Zahl am Knopf zählt, was auf dich wartet: Antworten auf deine Meldungen — und für Admins zusätzlich die offenen Meldungen der anderen. Der Klick führt dorthin, wo die Zahl herkommt.

Kein Ticketsystem, kein Board. Der kürzeste Weg von „das nervt“ zu „das ist geändert“.

Löschen

Ein Vorhaben lässt sich löschen; es landet im Papierkorb und kommt mit allem zurück, was daran hing — Schritte, Bewertungen, Tags, Scorecards. Das Unternehmen in HubSpot bleibt unangetastet.

Zurückstellen

Der mildere Weg: mit Grund und Wiedervorlagedatum. Das Vorhaben verschwindet aus dem Brett, nicht aus der Welt.

Dubletten

Zwei Vorhaben an derselben Firma lassen sich in der Verwaltung zusammenführen — alles wandert auf das eine, der Vorgang steht in der Historie. Über Firmengrenzen hinweg geht das nicht.

Personenbezogene Daten

In den Notizen stehen Aussagen über Menschen. Sie sind für die Arbeit da, nicht für die Ablage: nur schreiben, was für die Geschäftsanbahnung nötig ist. Der Export enthält solche Daten und wird nirgends zwischengespeichert.